VAD SKA FÖRVARAS
Arkivhandlingar som en förening själv producerat, ska alltid sparas till eftervärlden. Dessa är protokoll, verksamhetsberättelser, skrivelser, bokslut, revisionsberättelser, kassaböcker samt korrespondens till och från organisationer och privatpersoner.
Dessutom ska också historiker, tidningsklipp, magnetband från bandinspelningar, filmer videoinspelningar, dvd inspelningar samt trycksaker producerade av föreningen samt foton också sparas. När det gäller tidningsklipp foton och andra inspelningar är det speciellt viktigt att tänka på att datummärka, ange plats och var och vad bilderna inspelningarna föreställer.
OBS! Använd inte tape för att klistra fast foton eller tidningsklipp eftersom det kan orsaka fula märken när det blir gammalt samt att det även lossnar
DETTA KAN RENSAS BORT
I föreningars dagliga verksamhet förekommer en rad olika handlingar att hantera. Allt är inte nödvändigt att spara för eftervärlden, utan bör avyttras när de blir inaktuella.
Förbunds, distriktscirkulär, övriga cirkulär och reklam kan rensas ut direkt vid inaktualitet eller efter 5år. Det samma gäller handlingar som sänts från distrikt eller andra organisationer, såsom inkomna protokoll och verksamhetsberättelser.
Kassakvitton och verifikat sparas inte längre än vad som anges i bokföringslagen (fn 7 år). Kontoutdrag efter 5 år. Dubletter och icke ifyllda blanketter, formulär, offerter, ordererkännanden och följesedlar vid inaktualitet.
OBS! OBS! Häftklammers och gem bortrensas alltid från material som ska arkiveras. Detta får inte förekomma i arkivmaterial, eftersom det orsakar rostbildning.
